TEORI ORGANISASI UMUM (TUGAS 3)
1. Pengertian komunikasi
Menurut Frank E.X. Dance dalam bukunya Human Communication Theory
terdapat 126 buah definisi tentang komunikasi yang diberikan oleh
beberapa ahli dan dalam buku Sasa Djuarsa Sendjaja Pengantar Ilmu
Komunikasi dijabarkan tujuh buah definisi yang dapat mewakili sudut
pandang dan konteks pengertian komunikasi. Definisi-definisi tersebut
adalah sebagai berikut:
Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang
(komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata)
dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya
(khalayak).
Hovland, Janis & Kelley, 1953
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian
dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata,
gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.
Berelson dan Stainer, 1964
Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa,
mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau
hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what
effect?)
Lasswell, 1960
Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula
dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua
orang atau lebih.
Gode, 1959
Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi
rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau
memperkuat ego.
Barnlund, 1964
Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan.
Ruesch, 1957
Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.
Weaver, 1949
Kita lihat dari beberapa definisi tersebut saling melengkapi. Definisi
pertama menjelaskan penyampaian stimulus hanya dalam bentuk kata-kata
dan pada definisi kedua penyampaian stimulus bisa berupa simbol-simbol
tidak hanya kata-kata tetapi juga gambar, angka dan lain-lain sehingga
yang disampaikan bisa lebih mewakili yaitu termasuk gagasan, emosi atau
keahlian.
Definisi pertama dan kedua tidak bicara soal media atau salurannya,
definisi ke tiga dari lasswell melengkapinya dengan komponen proses
komunikasi secara lebih lengkap. Pengertian ke-empat dan seterusnya
memahami komunikasi dari konteks yang berbeda menghasilkan pengertian
komunikasi yang menyeluruh mewakili fungsi dan karakteristik komunikasi
dalam kehidupan manusia.
Ke-tujuh definisi tersebut di atas menunjukkan bahwa komunikasi
mempunyai pengertian yang luas dan beragam. Masing-masing definisi
mempunyai penekanannya dan konteks yang berbeda satu sama lainnya.
Definisi komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan,
penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri
seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu.
Definisi tersebut memberikan beberapa pengertian pokok yaitu komunikasi
adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan dan
pengolahan pesan.
Setiap pelakuk komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan:
membentuk, menyampaikan, menerima, dan mengolah pesan. Ke-empat
tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan
artinya menciptakan sesuatu ide atau gagasan. Ini terjadi dalam benak
kepala seseorang melalui proses kerja sistem syaraf. Pesan yang telah
terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain. Baik secara
langsung ataupun tidak langsung. Bentuk dan mengirim pesan, seseorang
akan menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain. Pesan yang
diterimanya ini kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan
diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat
menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini
terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan
pesan baru. Demikianlah ke –empat tindakan ini akan terus-menerus
terjadi secara berulang-ulang.
Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambang-lambang yang
menjalankan ide/gagasan, sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa
berbentuk kata-kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda,
gerak-gerik atau tingkah laku dan berbagai bentuk tanda-tanda lainnya.
Komunikasi dapat terjadi dalam diri seseorang, antara dua orang, di
antara beberapa orang atau banyak orang. Komunikasi mempunyai tujuan
tertentu. Artinya komunikasi yang dilakukan sesuai dengan keinginan dan
kepentingan para pelakunya.
Komunikasi Informal
Ada
3 jenis komunikasi, yaitu :
1. Komunikasi Formal
2. Informal
3. Non Formal
Adapun penjelasannya sebagai berikut:
Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan
biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau
sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang
berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing - masing
yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas .
Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara
dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan
berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi .
Komunikasi Informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu
organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam
struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara
hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi
yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gosip , atau rumor .
Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan
informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber
informasi yang dapat dipercaya , selalu gunakan akal sehat dan bertindak
berdasarkan pikiran yang positif .
Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai
kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada
seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar
ke berbagai kalangan . Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut
menjadi tidak jelas atau kabur . Meski demikian komunikasi informal
akan untuk memenuhi kebutuhan sosial , mempengaruhi orang lain , dan
mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan
harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu .
Komunikasi Non Formal adalah proses komunikasi yang berada di antara
yang formal atau resmi dengan yang tidak resmi atau informal .
Komunikasi jenis ini biasanya berupa komunikasi yang berhubungan dengan
hubungan pribadi .
Jaringan Komunikasi
Secara sederhana, definisi jaringan komunikasi adalah ”siapa berbicara
dengan siapa atau kepada siapa” (Beebe dan Masterson, 1994). Selanjutnya
De Vito (1997), mendefinisikan jaringan komunikasi sebagai suatu
saluran atau jalan tertentu yang digunakan untuk meneruskan pesan dari
satu orang ke orang lain. Kemudian Gonzales dalam Jahi (1993) mengatakan
bahwa hubungan siapa dengan siapa dapat diilustrasikan dalam sebuah
sosiogram yang berguna untuk menelusuri jaringan informasi ataupun
difusi suatu inovasi.
Salah satu cara untuk memahami perilaku manusia adalah dengan mengamati
atau memahami hubungan-hubungan sosialnya yang tercipta karena adanya
proses komunikasi interpersonal (Seliawan 1983). Oleh karena itu untuk
memahami hubungan sosial yang demikian dapat dipelajari melalui studi
jaringan komunikasi. Ketika dua orang atau lebih ikut serta dalam
pengiriman pesan, mereka terlibat dalam suatu jaringan komunikasi (Man
Lin 1975, diacu dalam Setyanto 1993). Karena struktur hirarkinya yang
ketat, jarak phisik yang jauh dari orang-orangnya, perbedaan yang besar
dalam kompetensinya, dan berbagai tugas khusus yang harus diselesaikan,
maka organisasi maka organisasi harus menciptakan jaringan komnunikasi
yang beragam (Baird, 1977; Kreps, 1990 dalam Devito 1997).
Jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan
dari satu orng ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua
perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang
dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan
beberapa struktur jarngan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian
merupakan sistim komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam
mengirimkan pesan dari satu orang keorang lainnya. Kedua, jaringan
komunikasi ini bias dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang
diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.
Beberapa pengertian jaringan komunikasi menurut beberapa ahli dapat disebutkan sebagai berikut:
Pengertian jaringan komunikasi menurut Rogers (1983) adalah suatu
jaringan yang terdiri atas: individu-individu yang saling berhubungan,
yang dilmbungkan oleh arus komunikasi yang terpola.
Hanneman dan Mc Ever dalam Djamali (1999) menyatakan bahwa jaringan
komunikasi adalah pertukaran informasi yang terjadi secara teratur
antara dua orang atau lebih.
Knoke dan Kuklinski (1982) melihat jaringan komunikasi sebagai suatu
jenis hubungan yang secara khusus merangkai individu-individu,
obyek-obyek dan peristiwa-peristiwa.
Berger dan Chaffee mengutip pendapat Farace (1977) yang melihat jaringan
komunikasi sebagai suatu pola yang teratur dari kontak antara person
yang dapat diidentifikasi sebagai pertukaran informasi yang dialami
seseorang di dalam sistem sosialnya (Berger dan Chaffee. 1987:239).
Feldman dan Arnold (1993) membedakan jaringan komunikasi menjadi dua
jenis, yaitu jaringan komunikasi formal (menyerupai struktur organisasi)
dan jaringan komunikasi informal yang disebut juga sebagai grapevine
atau benalu komunikasi.
Sajogyo (1996) mengistilahkan jaringan komunikasi informal ini sebagai
jaringan komunikasi tradisional. Jaringan komunikasi tradisional
merupakan saluran komunikasi yang paling penting untuk mobilisasi desa .
2. Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu
organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi
suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang
memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang
digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control),
Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan
Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan
Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap
Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan,
Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan
dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan
Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang
berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses
pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau
direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan
alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu
proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu
pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai
dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan
yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan
menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang
dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan
mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa
hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan
hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi
pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada
organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi
syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang
bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan,
prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya
perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa
depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka
kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk
tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya
manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan
modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor
pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah
dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para
supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah
dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak
sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu.
Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau
operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed
back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil
historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa
mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
3. Sejarah Pengembangan Organisasi sangat erat hubungannya dengan
teori organisasi. Teori Organisasi meliputi teori organisasi klasik,
teori organisasi neoklasik, dan teori organisasi modern.
2.2.1 Teori Organisasi Klasik
Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori
tradisional yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun
1800( abad 18).
Dalam teori ini, organisasi secar umum digambarkan oleh para teoritisi
klasik sebagai organisasi yang sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya
terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang
kaku dan tidak mengandung kreatifitas. Dalam teori ini organisasi
didefinisikan sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan,
tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan
faktor-faktor lain bila orang-orang bekerja sama.
Teori Klasik berkembang dalam 3 aliran yaitu: teori birokrasi, teori administrasi, dan manajemen ilmiah.
I. Teori Birokrasi
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic dan Spirit of Capitalism”.
Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Max Weber:
1. Pembagian Kerja yang jelas.
2. Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik
3. Program rasional dalam mencapai tujuan organisasi
4. Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja
5. Sistem aturan yang mencakup Hak dan Kewajiban posisi para pemegang jabatan
6. Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal.
II. Teori Administrasi
Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol
dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.
Henri Fayol mengemukakan dan mambahas 14 kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori ini yaitu:
- Pembagian Kerja / Division of Work
- Wewenang dan Tanggung jawab
- Disiplin
- Kesatuan perintah
- Kesatuan pengarahan
- Mendahulukan kepentingan umum dari pada pribadi
- Balas jasa
- Sentralisasi
- Rantai scalar
- Aturan
- Keadilan
- Kelanggengan personalia
- Inisiatif
- Semangat korps